KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Sebuah Knowledge
Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem
TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian sebuah sistem
aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah
perlakukan kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan
tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target
dari tindakan manajemen pengetahuan.
Tujuan
utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran organisasional dan
keefektifan organisasi tersebut.
KMS
dapat ditinjau dari berbagai sudut pandang berbeda, antara lain :
·
Berfokus terhadap dukungan TIK untuk sebuah siklus hidup KM
dan/atau instrumen organisasi tertentu yang diterapkan sebagai bagian dari
tindakan manajemen pengetahuan.
·
Berfokus pada analogi yang diusulkan antara manusia dan
pemrosesan serta pembelajaran informasi yang bersifat organisasional.
·
Meninjau ulang seperangkat fungsi yang menjadi bagian dari KMS
sebagaimana yang telah ditawarkan di pasaran.
·
Adanya ekstensi atau integrasi terhadap perangkat lunak yang
ada, seperti solusi intranet, sistem pengelolaan dokumen, sistem pengelolaan
alur workflow, perangkat kelompok, dan sistem komunikasi.
Perbedaan
utama antara KMS dan sistem TIK tradisional antara lain, sistem pengelolaan
dokumen, solusi intranet atau perangkap kelompok dapat dikarakteristikan
sebagai berikut :
·
Tindakan
Tujuan
KMS didefinisikan oleh tindakan KM saat KMS disebarkan. Oleh karena itu, KMS
dirancang sebagaimana implementasi KMS tersebut tertanam dalam sebuah tindakan
KM yang komprehensif. Menurut Stein dan Zwass (1955), didefinisikan bahwa
adanya penekanan terhadap tujuan utama dari KMS untuk meningkatkan keefektifan
organisasional dengan adanya manajemen sistematis terhadap sebuah pengetahuan.
Dengan demikian, KMS merupakan bagian teknologis dari tindakan KM yang juga
meliputi orientasi manusia dan instrumen organisasi yang berfokus pada
peningkatan produktivitas pekerjaan berbasis pengetahuan. Tindakan KM dapat
dikelompokan misalnyam mengacu kepada strategi pada orientasi manusia, tindakan
personalisasi dan orientasi teknologi berbasis kodifikasi. Jenis – jenis
tindakan KM berganting pada jenis sistem informasi pendukung yang dapat
dianggap sebagai KMS dari sudut pandang lingkungan aplikasi tersebut.
·
Konteks
Menurut
Alavi dan Leidner (2001), KMS diterapkan untuk mengelola pengetahuan yang
dijelaskan sebagai informasi personal terkait dengan fakta, prosedur, konsep,
interpretasi, ide, observasi, dan penilaian. Dari sudut pandang KMS,
pengetahuan atau knowledge adalah informasi yang bermakna untuk dikelola,
diakumulasi, dan ditanam dalam konteks penciptaan dan penerapan. KMS terutama
memanfaatkan pengetahuan yang dikodifikasi, namun juga membantu komunikasi atau
interfensi yang digunakan untuk menginterpretasikan situasi dan untuk
menghasilkan aktivitas, perilaku, dan solusi. KMS mengkombinasikan dan
mengintegrasikan pelayanan, misalnya untuk publikasi, organisasi, visualisasi,
ditribusi, pencarian, dan pemulihan pengetahuan eksplisit sebaik identifikasi
kemampuan dan keahlian, komunikasi dan kolaborasi dalam rangka mendukung
penanganan dari pengetahuan implisit.
Dengan
demikian, sebuah KMS mungkin saja tidak muncul secara radikal berbeda dengan
sistem informasi yang ada, namun membantu untuk mengasimilasi informasi
kontekstual. Di sisi lain, peran TIK adalah untuk menyediakan akses kepada
sumber pengetahuan dan dengan bantuan dari konteks yang disebarkan, untuk
meningkatkan luasnya penyebaran pengetahuan antar manusia daripada menyimpan
pengetahuan itu sendiri (Alavi dan Leidner, 2001). Konteks internal dari
pengetahuan menjelaskan tentang keadaan dari penciptanya, misalnya penulis,
tanggal pembuatan, asumsi atau tujuan penciptaan. Konteks eksternal berkaitan
dengan pemulihan dan penerapan pengetahuan. Konteks tersebut mengkategorikan
pengetahuan, yang berhubungan dengan pengetahuan lain, menjelaskan hak akses,
pembatasan penggunaan, dan keadaan serta umpan balik dari penggunaan kembali
(Barry dan Schamber, 1998). Pengelolaan dari konteks bersifat terpusat untuk
mewujudkan pelayanan KM bagi partisipan dan menghubungkan mereka kedalam
instrument KM yang kemudian diterapkan dengan bantuan proses KM.
·
Proses
KMS
dikembangkan untuk mendukung dan menambah proses pengetahuan intensif, tugas
atau proyek dalam beberapa hal, misalnya menciptakan, membangun, identifikasi,
menangkap, akuisisi, seleksi, dll. dan yang terakhir namun bukan paling sedikit
adalah penerapan pengetahuan, yang disebut juga siklus hidup pengetahuan,
dimana pada akhirnya berfungsi untuk mendukung pekerjaan berbasis pengetahuan.
Dalam sudut pandang ini, KMS menyediakan jalur mulus untuk alur pengetahuan
eksplisit melalui proses perbaikan, atau melalui sebuah forum berpikir yang
mengandung interpretasi dan ide.
·
Partisipan
User memainkan
peran aktif sebagai partisipan yang terlibat dalam jaringan pengetahuan dan
komunitas yang dibangun oleh KMS. Hal ini tercermin melalui dukungan dari
konteks dalam KMS. Manajemen sistematis dalam konteks dibutuhkan untuk
menyediakan penghubung semantik antara pengetahuan yang dikodifikasi dan
manusia atai kolektif, seperti tim, kelompok kerja atau komunitas yang berperan
sebagai pemegang pengetahuan, antara penanganan terhadap pengetahuan eksplisit
dan implisit, dan datara pengetahuan yang terdokumentasi dan umpan balik,
valuasi, dan komentar tentang elemen penerapan pengetahuan dengan masing-masing
partisipan lain.
Desain
dari KMS mencerminkan bahwa pengetahuan dikembangkan secara kolektif dan
distribusi daripada pengetahuan tersebut mengarah kepada perubahan yang
bersifat berkelanjutan, dan penerapannya dalam konteks berbeda dengan
partisipan yang juga berbeda di sisi latar belakang dan pengalamannya.
·
Instrumen
KMS
diterapkan dalam area penerapan dengan jumlah yang besar, misalnya dalam area
pengembangan produk, peningkatan proses, manajemen proyek, dan manajemen sumber
daya manusia. Secara khusus, KMS mendukung instrumen KM, diantaranya :
·
Menangkap, menciptakan, dan membagi best practices.
·
Implementasi sistem manajemen pengalaman.
·
Menciptakan direktori pengetahuan korporasi, taksonomi atau
ontologi.
·
Menciptakan dan membina komunitas atau jaringan pengetahuan.
·
Memfasilitasi penyelesaian masalah.
KMS
menyediakan kombinasi yang direncanakan, dan integrasi servis pengetahuan yang
membina satu atau lebih instrumen KM secara bersamaan.
·
Pelayanan
KMS
digambarkan sebagai platform TIK dalam sejumlah pelayanan
terintegrasi. Proses – proses yang harus didukung telah memberikan indikasi
awal terhadap jenis pelayanan yang dibutuhkan. Contoh untuk pelayanan mendasar
antara lain untuk kolaborasi, pengelolaan alur kerja, manajemen dokumen dan
konten, dan visualisasi. Sedangkan untuk pelayanan lanjutan antara lain
mencocokan profil dan analisis jaringan dalam rangka menghubungkan partisipan
dengan minat yang sama, pencarian yang sama atau perilaku komunikasi, atau
kapabilitas pembelajaran yang sama, dan analisis teks.
·
Platform
Dalam
fokus terhadap tindakan, proces, dan partisipan dapat dilihat sebagai
pendekatan yang bersifat user-centric kepada desain KMS, dan
pendekatan IT-centric bergantung pada instrumen serta
pelayanan dan menyediakan sistem dasar untuk menangkap dan mendistribusikan
pengetahuan. Platform ini kemudian digunakan didalam
organisasi. Bisa saja di seluruh bagian organisasi, atau khususnya pada
organisasi multi nasional yang menjadi bagian dari organisasi tersebut, seperti
jalur bisnis, kantor cabang pembantu, atau sebuah fungsi bisnis.
Gambar
1.1 memberikan tinjauan keseluruhan terhadap karakterisitik KMS. Tiga
karakterisitik yang antara lain adalah tindakan, proses, dan partisipan
diperuntukan untuk bisnis dan fokus user. Sedangkan instrumen,
pelayanan, dan platform merupakan karakteristik yang berorientasi pada fungsi
atau TI. Konteks berhubungan dengan bisnis dan TI sebagai fokus dari user.
Tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan oleh tindakan KM bertujuan untuk
membantu mendefinisikan proses dan partisipan yang diimplementasi melalui
bantuan instrumen KM yang seharusnya didukung oleh pelayanan KMS atas dasar
sebuah platformkomprehensif dan pengendalian terhadap
penyebarannya. Partisipan dan komunitas atau jaringan pengetahuan merupakan
sebuah kelompok yang ditargetkan untuk berinteraksi dengan KMS agar dapat
membawa tugas-tugas berbasis pengetahuan.
Tugas-tugas
berbasis pengetahuan dikelola dalam sebuah akuisisi dan proses penyebaran yang
dibutuhkan untuk menetapkan tindakan manajemen pengetahuan. KMS itu sendiri
mengandung platform komprehensif daripada perangkat individual
dengan pelayanan lebih lanjut yang dibangun pada tingkat atas yang secara
eksplisit mempertimbangkan pokok-pokok pengetahuan, yaitu informasi atau konten
ditambah dengan konteks didalamnya. Pelayanan dikombinasikan dan diintegrasikan
dalam rangka mengembangkan instrumen KM. Sebuah KMS harus selaras dengan
hal-hal berikut :
1.
Dengan lingkungan bisnis
2.
Dengan lingkungan user dengan ekspektasi
tentang pengalaman user yang melimpah dan pelayanan KMS yang
dipersonalisasi sesuai dengan permintaan.
3.
Dengan lingkungan infrastruktur TI yang menentukan dasar teknis
4.
Dengan lingkungan fungsional yang menentukan interface pelayanan
untuk desain KMS.
Gambar 1.1. Karakteristik KMS
Karakteristik
tersebut dapat digunakan sebagai kebutuhan untuk menilai apakah sebuah sistem
aktual termasuk dalam KMS atau tidak.
Untuk video dari penjelasan mengenai
management system dapat dilihat pada :
Komentar
Posting Komentar